การประยุกต์ใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติในสำนักงาน

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในสาขาธุรกิจพาณิชย์

และสำนักงาน

(E-commerce: Electronic Commerce E-commerce)

หมายถึง การทำธุรกรรรมในเชิงธุรกิจทุกประเภทที่กระทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งรวมทั้งกิจกรรมการซื้อขาย การแลกเปลี่ยนสินค้าและกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การโฆษณา การประชาสัมพันธ์ การส่งสินค้า การชำระเงิน และการบริการด้านข้อมูล เป็นต้น

E-commerce นั้นสามารถให้บริการที่สะดวก รวดเร็ว และไม่จำกัดขอบเขตของผู้ใช้บริการและระยะเวลาทำการของหน่วยงาน

• สื่ออิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง สื่อที่ใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เป็นเครื่องมือหลักในการปฏิบัติงานและติดต่อสื่อสารข้อมูล ใน E-commerce สื่ออิเล็กทรอนิกส์ของเรา ได้แก่ สื่อโทรทัศน์ สื่อเคเบิลทีวี เครื่องโทรสาร โทรศัพท์พื้นฐาน โทรศัพท์เคลื่อนที่ เครื่อง ATM ระบบการชำระเงินและโอนเงินอัตโนมัติ รวมทั้งเครือข่ายอินเทอร์เน็ต E-business E-business เป็นธุรกิจเชิงอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีขอบเขตที่กว้างกว่า E-commerce เนื่องจากเป็นการพิจารณาถึงองค์ประกอบทุกส่วนของการดำเนินธุรกิจ มิได้พิจารณาเพียงเฉพาะกิจกรรมการซื้อ-ขายเท่านั้น เป็นการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ทางธุรกิจผนวกกับเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อดำเนินธุรกรรมต่าง ๆ และปรับปรุงธุรกิจให้มีความเป็นระบบ สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยเพิ่มศักยภาพของธุรกิจด้วยการดำเนินธุรกิจให้กลายเป็นรูปแบบ Online และครอบคลุมได้ทั่วโลก
• การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Interchange: EDI) การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ EDI เป็นเทคโนโลยีที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการรับ-ส่งเอกสารจากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกหน่วยงานหนึ่งโดยส่งผ่านเครือข่าย เช่น โทรศัพท์ สายเคเบิล ดาวเทียม เป็นต้น แทนการส่งเอกสารโดยพนักงานส่งสารหรือไปรษณีย์
• ระบบ EDI จะต้องใช้รูปแบบของเอกสารที่เป็นมาตรฐานเพื่อให้หน่วยงานทางธุรกิจหรือองค์กรต่างๆ สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับมาตรฐานของ EDI ในประเทศไทยถูกกำหนดโดยกรมศุลกากร ซึ่งเป็นหน่วยงานแรกที่นำระบบนี้มาใช้งาน คือ มาตรฐาน EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ตัวอย่างของเอกสารที่นำมาใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยระบบ EDI เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบเสนอราคา ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น

ประโยชน์ของการใช้ระบบ EDI

1. ลดค่าใช้จ่ายด้านการจัดส่งเอกสาร
2. ลดเวลาทำงานในการป้อนข้อมูล ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลที่ซ้ำซ้อน
3. เพิ่มความรวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร
4. ลดค่าใช้จ่ายและภาระงานด้านเอกสาร
5. แก้ปัญหาอุปสรรคทางภูมิศาสตร์และเวลา

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ปัจจุบันสำนักงานจำนวนมากได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้งานบังเกิดผลในด้านบวก อาทิ ความสะดวกรวดเร็ว ความถูกต้อง และสามารถทำสำเนาได้เป็นจำนวนมาก เป็นต้น

อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้

ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ โทรศัพท์ เทเลเท็กซ์ เครื่องเขียนตามคำบอกอัตโนมัติ (Dictating Machines) เครื่องอ่านและบันทึกวัสดุย่อส่วน เครื่องถ่ายเอกสารแบบหน่วยความจำ เครื่องโทรสาร ฯลฯ อุปกรณ์เหล่านี้ นำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงาน ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาใช้ในระบบสำนักงาน จึงเรียกว่า ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งเทคโนโลยีดังที่กล่าวมานำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานได้ในหลายลักษณะ เช่น งานจัดเตรียมเอกสาร งานกระจายเอกสาร งานจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร งานจัดเตรียมสารสนเทศในลักษณะภาพ งานสื่อสารสนเทศด้วยเสียง งานสื่อสารสารสนเทศด้วยภาพและเสียง เป็นต้น

การประชุมทางไกล

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในสาขาอุตสาหกรรมและการผลิต โรงงานอุตสาหกรรมหลายแห่งนำระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System-MIS) เข้ามาช่วยจัดการงานด้านการผลิต การสั่งซื้อ การพัสดุ การเงิน บุคลากร และงานด้านอื่นๆ ในโรงงาน ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานอุตสาหกรรมเช่น อุตสาหกรรมการพิมพ์ อุตสาหกรรมประเภทนี้ ใช้ระบบการพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Publishing) ในการจัดเตรียมต้นฉบับ วิดีโอเท็กซ์ วัสดุย่อส่วน และเทเลเท็กซ์ได้ รวมทั้งการพิมพ์ภาพโดยใช้เทอร์มินัลนำเสนอภาพ (Visual Display Terminal) ส่วนอุตสาหกรรมการผลิตรถยนต์ มีการใช้คอมพิวเตอร์ออกแบบรถยนต์ ปฏิบัติการการผลิต (เช่น การพ่นสี การเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ เข้าด้วยกัน ฯลฯ) การขับเคลื่อน การบริการ และการขาย รวมทั้งออกแบบระบบคอมพิวเตอร์ให้สามารถปฏิบัติงานในโรงงานได้ในรูปแบบหุ่นยนต์

----------------------------------------

องค์ประกอบของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น

1. บุคลากร

อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นักเทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนักงาน อื่นๆ

2. กระบวนการปฏิบัติงาน

2.1 การรับเอกสารและข้อมูล
2.2 การบันทึกเอกสารและข้อมูล
2.3 การสื่อสารเอกสารและข้อมูล
2.4 การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ
2.5 การกระจายข่าวสาร
2.6 การขยายรูปแบบเอกสาร
2.7 การค้นคืนและการจัดเก็บเอกสารข้อมูล
2.8 การกำจัดและการทำลายเอกสาร
2.9 การดูแลความมั่นคงปลอดภัย

3. เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ

ระบบสารสนเทศสร้างขึ้นมาเพื่อจุดมุ่งหมายหลายประการจุดมุ่งหมายพื้นฐานประการหนึ่ง คือ การประมวลข้อมูล (Data) ให้เป็นสารสนเทศ (Information) และนำไปสู่ความรู้ (Knowledge) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

4. เทคโนโลยี

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม หรือ Computer and Communications ที่นิยมเรียกย่อ ๆ ว่า C&C

5. การบริหารจัดการ

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผล และเผยแพร่สารสนเทศ ซึ่งรวมแล้วก็คือเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโน"กระบวนการในการวางแผน ดำเนินการ และควบคุมประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการเคลื่อนย้าย การจัดเก็บสินค้า บริการ และสารสนเทศจากจุดเริ่มต้นไปยังจุดที่มีการใช้งาน โดยมีเป้าหมายที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริโภค

----------------------------------

องค์ประกอบของระบบที่เกี่ยวข้อง

" ฮาร์ดแวร์ " (Hardware) คือลักษณะทางกายของเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งหมายถึงตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ และ อุปกรณ์รอบข้าง (peripheral) ที่เกี่ยวข้อง เช่น ฮาร์ดดิสก์ เครื่องพิมพ์ เป็นต้น " ฮาร์ดแวร์ "ประกอบด้วย

• หน่วยรับข้อมูล ( input unit )
• หน่วยประมวลผลกลาง ( central processor unit ) หรือ CPU
• หน่วยความจำหลัก
• หน่วยแสดงผลลัพธ์ (output unit )
• หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง (secondary storage unit )
• หน่วยรับข้อมูล

จะเป็นอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับข้อมูลต่าง ๆ เข้าสู่คอมพิวเตอร์ จากนั้น หน่วยประมวลผลกลาง จะนำไปประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ที่ได้ออกมากให้ผู้ใช้รับทราบทาง หน่วยแสดงผลลัพธ์ หน่วยความจำหลัก จะทำหน้าที่เสมือนเก็บข้อมูลชั่วคราวที่มีขนาดไม่สูงมากนัก การที่ฮาร์ดแวร์จะทำหน้าที่ได้มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ ส่วนการทำงานได้มากน้อยเพียงใด จะขึ้นอยู่กับหน่วยความจำหลักของเครื่องนั้น ๆ ข้อเสียของหน่วยความจำหลักคือ หากปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในหน่วยความจำหลักจะหายไป ในขณะที่ข้อมูลอยู่ที่ หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง จะไม่สูญหายตราบเท่าที่ผู้ใช้ไม่ทำการลบข้อมูลนั้น รวมทั้งหน่วยเก็ยข้อมูลสำรองยังมีความจุที่สูงมาก จึงเหมาะสำหรับการเก็บข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ หรือเก็บข้อมูลไว้ใช้ในภายหลัง ข้อเสียของหน่วยเก็บข้อมูลสำรองคือการเรียกใช้ข้อมูลจะช้ากว่าหน่วยความจำหลักมาก

ซอฟต์แวร์ (Software)

โปรแกรม Microsoft Word

คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ที่ประกอบออกมาจากโรงงานจะยังไม่สามารถทำงานใดๆ เนื่องจากต้องมี ซอฟต์แวร์ (Software) ซึ่งเป็นชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงานต่าง ๆ ตามต้องการ โดยชุดคำสั่งหรือโปรแกรมนั้นจะเขียนขึ้นมาจาก ภาษาคอมพิวเตอร์ (Programming Language) ภาษาใดภาษาหนึ่ง และมี โปรแกรมเมอร์ (Programmer) หรือนักเขียนโปรแกรมเป็นผู้ใช้ภาษาคอมพิวเตอร์เหล่านั้นเขียนซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ขึ้นมา

" ซอฟต์แวร์ "

สามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทใหญ่ๆ

ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software )

ซอฟต์แวร์ระบบ โดยส่วนมากแล้วจะติดตั้งมากับเครื่องคอมพิวเตอร์ เนื่องจากซอฟต์แวร์ระบบเป็นส่วนควบคุมการทำงานต่าง ๆ ของเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถเริ่มต้นการทำงานอื่น ๆ ที่ผู้ใช้ต้องการต่อไปได้

ซอฟต์แวร์ประยุกต์ ( Application Software )

จะเป็นซอฟต์แวร์ที่เน้นในการช่วยการทำงานต่าง ๆ ให้กับผู้ใช้ ซึ่งแตกต่างกันไป ตามความต้องการของผู้ใช้แต่ละคน

บุคลากร (Peopleware)

เครื่องคอมพิวเตอร์โดยมากต้องใช้บุคลากรสั่งให้เครื่องทำงาน เรียกบุคลากรเหล่านี้ว่า ผู้ใช้ หรือ ยูเซอร์ (user) แต่ก็มีบางชนิดที่สามารถทำงานได้เองโดยไม่ต้องใช้ผู้ควบคุม อย่างไรก็ตาม คอมพิวเตอร์ก็ยังคงต้องถูกออกแบบหรือดูแลรักษาโดยมนุษย์เสมอ ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ (computer user) แบ่งได้เป็นหลายระดับ เพราะผู้ใช้คอมพิวเตอร์บางส่วนก็ทำงานพื้นฐานของคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่บางส่วนก็พยายามศึกษาโปรแกรมประยุกต์ในขั้นที่สูงขึ้น ทำให้มีความชำนาญในการใช้โปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ นิยมเรียกกลุ่มนี้ว่า เพาเวอร์ยูสเซอร์ (power user) ผู้เชี่ยวชาญทางด้านคอมพิวเตอร์ (computer professional) หมายถึงผู้ที่ได้ศึกษาวิชาการทางด้านคอมพิวเตอร์ ทั้งในระดับกลางและระดับสูง ผู้เชี่ยวชาญทางด้านนี้จะนำความรู้ที่ได้ศึกษามาประยุกต์และพัฒนาใช้งาน และประสิทธิภาพของระบบคอมพิวเตอร์ให้ทำงานในขั้นสูงขึ้นไปได้อีก นักเขียนโปรแกรม (programmer) ก็ถือว่าเป็นผู้เชียวชาญทางคอมพิวเตอร์เช่นกัน เพราะสามารถสร้างโปรแกรมใหม่ ๆ ได้ และเป็นเส้นทางหนึ่งที่จะนำไปสู่การเป็นผู้เชี่ยวชาญทางคอมพิวเตอร์ต่อไปบุคลากรก็เป็นส่วนหนึ่งของระบบคอมพิวเตอร์ เพราะมีความเกี่ยวข้องกับระบบคอมพิวเตอร์ ตั้งแต่การพัฒนาเครื่องคอมพิวเตอร์ ตลอดจนถึงการนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานต่าง ๆ ซึ่งสามารถสรุปลักษณะงานได้ดังนี้ การดำเนินงานและเครื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น การบันทึกข้อมูลลงสื่อ หรือส่งข้อมูลเข้าประมวล หรือควบคุมการทำงานของระบบคอมพิวเตอร์ เช่น เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล (Data Entry Operator) เป็นต้น การพัฒนาและบำรุงรักษาโปรแกรม เช่น เจ้าหน้าที่พัฒนาโปรแกรมประยุกต์ (Application Programmer) เจ้าหน้าที่พัฒนาโปรแกรม (System Programmer) เป็นต้น

ระบบสำนักงานอัตโนมัติควรมีคุณสมบัติพื้นฐาน

• 1. เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานต่างๆ ของสำนักงานให้มีความสะดวกเป็นระบบ
• 2. สามารถลดเวลาการจัดการงานในสำนักงานลง
• 3. สามารถลดค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงาน สำนักงานลง ในด้านแรงงาน เครื่องมือ สถานที่จัดเก็บเอกสาร4. สามารถเพิ่มความสะดวกในการสืบค้นข้อมูล และการบูรณาการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ภายใต้ เงื่อนไขที่เปลี่ยนแปลงได้ และไม่คงที่

การเลือก เครื่องมือ เครื่องใช้ และอุปกรณ์สำนักงานมาใช้ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

• 1.คุณสมบัติตรงตามความต้องการของการใช้งาน
• 2.เป็นอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติที่ทันสมัย มีประสิทธิภาพ
• 3.ความน่าเชื่อถือของบริษัทผู้ขาย
• 4.ราคาเหมาะสม
• 5.การให้บริการของผู้ขาย
• 6.การบริการหลังการขาย